Независимо от размера вашей компании, переезд офиса может быть сложной задачей. Когда вы переезжаете весь офис, вы также перемещаете все офисное оборудование и мебель. Когда дело доходит до финансов вашей компании, вы хотите убедиться, что все идет как можно более гладко, включая сотрудников.
Чтобы отслеживать все, что необходимо сделать, и гарантировать, что переезд будет завершен вовремя, рекомендуется использовать контрольный список действий по переезду офиса. Используйте этот контрольный список действий по переезду, чтобы все спланировать и составить календарь переездов, которому вы будете следовать. В долгосрочной перспективе это принесет пользу как вам, так и вашим коллегам.
Будьте организованы и придерживайтесь установленных сроков
Из-за местоположения и обстоятельств переезда вам может потребоваться больше времени для обустройства нового офиса. Чтобы обеспечить плавный переход из одного места в другое, заранее спланируйте дату переезда и текущую дату прекращения аренды, чтобы обеспечить плавный переход из одного места в другое. В свете этих факторов выберите способ и дату переезда офиса в Аделаиду, которые обеспечивают некоторую гибкость в случае неудачи в последнюю минуту.
Наконец, проводите совещания каждую неделю или раз в две недели, чтобы ужесточить сроки, указанные в вашем контрольном списке действий по переезду бизнеса. Разместив общедоступный календарь на рабочем месте, вы сможете следить за тем, чтобы ваши сотрудники соблюдали установленные сроки.
Подготовка
Вам следует начать составлять бюджет на основе текущих показателей и затрат, связанных с вашим новым местоположением. В зависимости от характера переезда затраты могут быть ниже или выше. Вам решать, могут ли эти расходы быть оправданы с финансовой точки зрения.
Вам также необходимо учесть расходы на переезд в новое место, а также любые неудачи. Расходы на переезд включают в себя оплату услуг профессиональных грузчиков, а также стоимость доставки офисной мебели. Тщательно планируйте эти разовые расходы, поскольку они все равно влияют на вашу прибыль.
Вот ваш сводный контрольный список на День переезда
- Получите подробный поэтажный план вашего нового дома
- Новое офисное помещение должно быть измерено и спланировано заранее
- Создайте список всей офисной мебели, которая используется в данный момент
- Перед покупкой дополнительной мебели следует проконсультироваться с мебельной компанией
- При необходимости закажите новые канцелярские принадлежности и мебель
- При необходимости выделите дополнительное место для хранения
- Организуйте свои отделы в соответствии с системой цветовых кодов. Составьте подробный план этажа и присвоите каждому отделу ярлыки с цветовой кодировкой.
- Прикрепите номер к столу и оборудованию каждого сотрудника, чтобы идентифицировать их
- На вашем новом поэтажном плане четко обозначьте зоны общего пользования
- Не забудьте подписать любые официальные документы, включая разрешения и лицензии
- Парковку и лифты следует бронировать заранее на день переезда
- Перед переездом убедитесь, что ваш текущий офис и новое местоположение убраны
- Необходимо доработать коды доступа и меры безопасности для нового помещения
- Отправьте своим грузчикам подробный план этажа или, при необходимости, назначьте встречу на новом месте
- В день переезда составьте подробный план, которому должны следовать ваши сотрудники
- Все, кто участвует в переезде, а также в обслуживании лифтов и управлении зданием, должны иметь под рукой список телефонных номеров экстренных служб
Остался один месяц
Сотрудники должны быть осведомлены о переезде и деталях нового здания. Держите свои визитные карточки актуальными в это время.
Убедитесь, что все ваши ключевые поставщики и клиенты проинформированы о дате вашего переезда и новой контактной информации, чтобы вы могли поддерживать отношения, основанные на близости, во время перехода.
Убедитесь, что грузчики знают, когда вы приедете.
Погрузочные площадки и грузовые лифты необходимо бронировать заранее
Почтовое отделение должно быть уведомлено о ваших новых номерах телефонов и адресе.
Ваши визитные карточки и канцелярские принадлежности должны обновляться в соответствии с новым местоположением.
Первым шагом в процессе реорганизации ваших записей и архивов является сортировка. Убедитесь, что у вас есть надежные мусорные баки для уничтожения важных предметов, а также общее мусорное хранилище. Убедитесь, что вы знакомы с законами, регулирующими хранение информации и записей, прежде чем принимать решение об их уничтожении.
Спланируйте экологически чистый метод утилизации электронных отходов.
Осталась одна неделя
Подтвердите бронирование погрузочной площадки и грузового лифта
Помощь в доставке коробок и этикеток.
Сотрудникам должны быть выданы коды доступа или карточки.
Адрес вашего веб-сайта должен быть обновлен.
Убедитесь, что все поставщики находятся на одной странице в том, что касается сроков доставки и установки
Наконец, в день переезда
Независимо от того, убираете ли вы старое помещение самостоятельно или нанимаете уборщиков, убедитесь, что оно безупречно чистое.
Включите карту нового офиса, информацию по охране труда и технике безопасности, а также информацию о парковке и транспорте в пакет услуг по переезду для всех сотрудников
За организацию перемещаемых предметов будут отвечать координаторы и ответственные за переезд.