Как лидер, стремящийся вдохновлять цифровыми средствами в 2021 году, не попадайтесь в ловушку негативного стиля управления списком задач. Вместо этого прочтите это и вспомните, как эффективно управлять списками задач, чтобы повысить моральный дух вашей команды, а не разрушить ее.
Представьте себе ситуацию: сегодня пятница, через шесть месяцев после 2020 года, и ваша команда полностью изменилась. Они работают из дома, все в радиусе одного часа от вас, и все же вы, как основатель и босс, никогда не чувствовали себя настолько оторванным.
Вы начинаете паниковать. Достаточно ли сделано? Как это возможно сделать без вашего бдительного ока и без линейного менеджера под вами, который сопоставляет работу и доводит ее до конца? Вы начинаете паниковать. Итак, вы отправляете своим сотрудникам негативные электронные письма, в которых говорится, что, хотя мини-задачи в программном обеспечении для управления задачами, похоже, выполняются, вы просто не ‘чувствуете’, что работа завершена.
Если это вы, ПРЕКРАТИТЕ НАБИРАТЬ СООБЩЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ПРЯМО СЕЙЧАС.
Это ваша проблема, а не вашей команды.
Это распространенная возникающая проблема, которая очень расстраивает как менеджеров, так и сотрудников, работающих с системами управления задачами. Проблема возникает из-за списка задач, который призван давать структуру и рекомендации, однако появление одного простого предложения, набранного в спешке, на самом деле упрощает задачу до такой степени, что кажется, будто ее можно выполнить за считанные мгновения, максимум за часы.
Да, существуют функции временной шкалы и прогнозируемых сроков, но ни то, ни другое на самом деле не позволяет вашему генеральному директору / основателю узнать, сколько времени предполагается потратить на выполнение каждой соответствующей задачи и есть ли какие-либо препятствия на этом пути.
Если вы генеральный директор, изо всех сил пытающийся добиться успеха в своей компании, когда вы все работаете из дома, помните следующее: то, что вы теперь можете просматривать список чьих-то рабочих дней в командном проекте, не обязательно означает, что вы осведомлены о подводных камнях, с которыми сталкивается член вашей команды, когда пытается это сделать. Возможно, это в середине процесса. Возможно, они завершили его и забыли обновить системы. В любом случае, когда вы читаете это, вы должны помнить, что это система управления задачами, а не прямой учет каждой йоты вашего рабочего дня по выполнению задачи. Если бы вы работали до Covid в офисе с этим членом команды, хотели бы вы, чтобы для вас была расписана каждая минута выполнения задачи? Нет, конечно, вы бы этого не сделали, так почему сейчас?
Ах, скажете вы, почему бы нам просто не разбить задачу на все ее многочисленные подразделы?
Вот тут-то и кроется опасность. Поначалу кажется логичным разбить задачу на подразделы – конечно, так и есть, тут спору нет. Но это опять скользкий путь. Недавно мне пришлось иметь дело с тем, что кто-то запрашивал подразделы по задачам, и к тому времени, когда список задач был заполнен, я мог бы выполнить его, отметить галочкой и перейти к следующему.
Списки задач — это кроличья нора, опасная по нескольким веским причинам:
Как руководитель вы начинаете анализировать все другие шаги, которые они, возможно, упускают
Вы тратите больше времени на организацию списка задач, чем на выполнение самой работы
Член вашей команды чувствует себя недооцененным из-за огромного объема работы, стоящего за подписанием каждого успешного задания
Вы добавляете в список новые задачи, не осознавая, сколько времени займет выполнение каждой задачи вашим потенциально уже перегруженным коллегой
Ваша паника нарастает
Ваше доверие к своему сотруднику снижается
Уважение, которое ваши сотрудники питали к вам, ослабевает, поскольку они чувствуют себя непонятыми и ненадежными
Мало-помалу позитивная культура работы, к развитию которой вы так упорно стремились, дает трещины
О чем вы забыли? Вы не просто платите своей команде за то, чтобы она тратила все свое время на составление списка своих заданий в системе управления задачами – в какой-то момент им нужно оторваться от программного обеспечения и выполнять свою работу.
Становитесь одержимым подзадачами? Что это говорит о вас?
Если вы владелец малого бизнеса с несколькими сотрудниками, и они выполняют работу, которую вы ранее выполняли для запуска компании, то вы знаете основные этапы каждой работы. Однако, если вы паникуете по поводу передачи работы члену своей команды, зацикливание на каждой отдельной подзадаче на самом деле является признаком того, что вы вступаете в опасные воды микроменеджмента. Доверие является ключевым фактором при попытке привить позитивную культуру работы.
Как эффективно работать с системами управления задачами и руководить ими
Если вы обнаружите, что начинаете навязчиво проверять списки задач и подзадач, одерните себя и сначала запланируйте встречу со своим линейным менеджером. Попросите ваших линейных менеджеров управлять списками задач в соответствии с их обязанностями и пусть они каждую неделю отчитываются об общих задачах и основных достижениях своей команды. Помните, что у всех разный стиль работы, и задача может быть выполнена на 95%, но еще не обновлена, или может потребоваться телефонный звонок, чтобы окончательно поставить галочку. Если ваша команда тратит больше времени на работу, чем на навязчивое обновление списка задач, то это хорошо, не так ли?
Запрашивайте масштабирование у сотрудников, когда хотите поздравить их или обсудить конкретный вопрос, поставленный перед вами вашим линейным менеджером. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы выяснить, доволен ли сотрудник, что можно сделать для повышения удовлетворенности его работой и спросить, считают ли они, что их список задач / рабочая нагрузка по-прежнему разумны. В 2020 году у многих людей возросла рабочая нагрузка, которая может оказаться неустойчивой до 2021 года.
Если вы используете систему морального духа, основанную на вознаграждении, убедитесь, что она правильно настроена для использования с вашей системой управления задачами, чтобы сотрудник и / или команда по-прежнему получали вознаграждение за свои усилия.
Крайне важно …
Когда кто-то выполнил основную задачу из своего списка, вы должны дать ему паузу, чтобы он отнесся к ней с уважением. Да, это список, и вы знаете, что он перейдет к следующему указателю, поскольку это его работа. Однако неспособность распознать, когда гигантская работа выполнена, простое рассмотрение ее как единственной строчки в списке полностью деморализует человека, который испытывает стресс и работал над этой задачей неделями, может быть, месяцами. Найдите время, чтобы отметить их усилия, прежде чем приступать к выполнению следующей задачи. Дайте им выходной до конца дня, разошлите электронное письмо, назначьте вознаграждение, скажите им, чтобы они наслаждались выходными; они это заслужили. …
Система управления задачами может быть либо вашим путем к микроменеджменту, либо эффективным списком задач и инструментом обмена документами, который показывает, как продвигаются проекты. Выбирайте и действуйте с умом.