Технология GPS предоставляет работодателям мощные инструменты для отслеживания местоположения транспортных средств, оборудования и сотрудников, которые ими управляют. Работодатели могут легко отслеживать сотрудников на местах с помощью устройств GPS в их транспортных средствах или в телефонах, принадлежащих компании.
Отслеживание местоположения сотрудников с помощью GPS дает множество преимуществ, в том числе:
- Повышение эффективности за счет оптимизации маршрутизации и доставки.
- Обеспечение соблюдения сотрудниками правил дорожного движения и техники безопасности.
- Контроль за соблюдением правил сверхурочной работы и законов о технике безопасности.
- Проверка табелей учета рабочего времени (или электронная регистрация времени) и соблюдение правил компании по использованию транспортных средств компании.
Однако на каждую компанию, использующую GPS, распространяются законы о конфиденциальности. При настройке системы GPS-мониторинга важно учитывать последствия соблюдения прав сотрудников на неприкосновенность частной жизни.
Мониторинг транспортных средств сотрудников
Существует очень простой стандарт отслеживания транспортных средств, которыми сотрудники пользуются на работе:
Если компании принадлежит транспортное средство, компания может использовать GPS для его отслеживания. Если транспортное средство принадлежит сотруднику, то компании требуется разрешение от сотрудника на его отслеживание с помощью GPS.
Одиннадцать штатов (Аляска, Аризона, Коннектикут, Иллинойс, Мэриленд, Нью-Йорк, Северная Каролина, Северная Дакота, Оклахома, Вашингтон и Вайоминг) и округ Колумбия классифицируют попытки отследить местоположение другого человека с помощью GPS как форму преследования. Девять штатов (Делавэр, Иллинойс, Мичиган, Орегон, Род-Айленд, Теннесси, Техас, Юта и Висконсин) запрещают установку устройства GPS-слежения на транспортном средстве без согласия владельца. Шесть штатов (Калифорния, Флорида, Гавайи, Луизиана, Миннесота, Нью-Гэмпшир и Вирджиния) запрещают отслеживать другого человека с помощью GPS на их телефоне.
Были случаи, когда сотрудники подавали в суд на своих работодателей за отслеживание их с помощью GPS-мониторов на автомобилях и телефонах, принадлежащих компании. Суды вынесли решение в пользу права работодателей отслеживать их собственность, то есть их транспортные средства автопарка и их телефоны. Чтобы избежать этой проблемы, компаниям необходимо разработать политику отслеживания транспортных средств автопарка и телефонов, принадлежащих компании, с помощью GPS, информируя своих сотрудников о том, что принятие политики является условием трудоустройства. Более того, компании могут заставить сотрудников “подписываться” на использование отслеживания при проверке транспортных средств и телефонов компании.
Где у компаний могут возникнуть проблемы с законом, так это установка GPS на транспортные средства, принадлежащие сотрудникам. Штат Нью-Йорк обвинил сотрудника в мошенническом требовании сверхурочных на основании GPS-отслеживания на автомобиле сотрудника (не принадлежащем штату). Суд постановил, что штат незаконно отслеживал транспортное средство сотрудника до и после рабочего дня. С другой стороны, водители такси в Нью-Йорке проиграли судебный процесс по поводу круглосуточного сбора данных с GPS-монитора, который штат распорядился установить во всех такси, потому что у них не было разумных ожиданий конфиденциальности.
Лучшая практика GPS-отслеживания
Если ваша компания по какой-либо причине хочет использовать системы GPS-слежения для мониторинга сотрудников, рекомендуется сначала рассмотреть возможность внедрения следующих передовых методов:
- Знайте законы штата или областей, в которых вы работаете. Задавайте вопросы своему адвокату. Не догадывайтесь, что означает закон.
- Создайте письменную политику для отслеживания с помощью GPS. Изложите бизнес-причины сбора данных с помощью GPS, как эти данные будут использоваться и как они будут защищены. Заранее сообщите сотрудникам о последствиях нарушения политики отслеживания с помощью GPS. Доведите политику до сведения всех сотрудников и получите письменное подтверждение того, что они были проинформированы о политике.
- Устанавливайте устройства GPS-слежения в транспортных средствах и телефонах, принадлежащих компании, а не в транспортных средствах и телефонах, принадлежащих сотрудникам. Существует множество причин, по которым сотрудникам компании лучше всего пользоваться служебными автомобилями и телефонами на работе, включая компенсацию работникам и страхование ответственности.
- Ограничить отслеживание сотрудников бизнес-потребностями. Использование телематики для отслеживания топливной экономичности, производительности двигателя, давления в шинах и так Далее, Безусловно, является обычной и необходимой бизнес-деятельностью. Отслеживание местоположения сотрудников необходимо только тогда, когда сотрудники используют транспортные средства и оборудование компании или когда они находятся на работе.
- Будьте внимательны к своим сотрудникам. Ограничьте свой мониторинг целями, явно связанными с работой, и убедитесь, что их данные в безопасности.