Что такое журнал ежедневных действий?
Это именно то, как это звучит. Это письменный отчет о том, как вы проводите свое время в течение дня. Это не следует путать с расписаниями, которые используются для определения того, как вы используете это время или отслеживаете время на важной работе или задачах.
Хотя это просто по своей природе, использование ежедневного журнала активности может принести огромную пользу:
- Это поможет вам понять, уделяете ли вы время важной работе или нет.
- Это может помочь вам определить уровень вашей энергии, позволяя вам точно определить, в какое время дня вы наиболее сосредоточены и полны энергии.
- Он определяет непрофильные действия, которые не помогают вам достичь ваших целей.
Примеры ежедневного журнала действий
Чтобы дать вам представление о том, как выглядит журнал ежедневных действий, ниже приведены три примера, которые могут дать вам представление о том, как они могут выглядеть.
Пример 1
Этот пример является слабым, поскольку он фокусируется только на одном аспекте жизни Джонатана: его работе. Тем не менее, ежедневный журнал активности с последующим еженедельным обзором может помочь повысить ваш уровень энергии и рассказать вам, какая важная работа предстоит.
Этот журнал ежедневных действий полезен с точки зрения производительности, поскольку вы лучше понимаете, сколько времени вам следует тратить на определенные задачи.
Пример 2
Журнал ежедневных действий не нуждается исключительно в ваших действиях. В нем также могут быть небольшие напоминания. Предстоящие встречи, несколько общих заметок, напоминания о проверке писем особого внимания.
Помимо разбивки всего на часовые интервалы, вы можете следить за своим уровнем энергии и видеть, где у вас больше всего энергии для выполнения.
Пример 3
Последний пример ежедневного журнала действий — это скорее временная шкала. Он шире, но по-прежнему функционален с некоторыми общими деталями.
Отслеживание того, сколько времени используется для определенных действий, может помочь вам распределить свое время по частям. Оттуда вы можете увидеть, как вы можете быть более эффективными и сколько времени у вас осталось с учетом времени суток.
Где регистрировать свои ежедневные действия
У вас есть два варианта ведения журнала ваших ежедневных действий: физически или в цифровом виде. Основываясь на примерах, опубликованных выше, не существует “правильного способа” создания журнала ежедневных действий.
Тем не менее, не существует правильного способа представления вашего журнала ежедневных действий. Все зависит от личных предпочтений.
Цифровое ведение журнала
По нескольким причинам многие люди предпочитают регистрировать свои задачи в календаре или программном обеспечении для повышения производительности. Эти причины:
1. Доступность
Кто хочет повсюду носить с собой планировщик? Несколько приложений для ежедневного отслеживания имеют цифровое отслеживание. Это означает, что они могут автоматизировать большую часть процесса отслеживания для вас.
В сочетании с тем фактом, что у вас всегда есть телефон, доступность на высшем уровне. Их также можно просмотреть на вашем компьютере, где вы можете анализировать данные.
2. Настраиваемость
Вам нравится просматривать свои задачи в виде календаря или списка? Вам нравится классифицировать их по типу, участникам, временной шкале или чему-то еще? Вы их кодируете цветом? Цифровые инструменты регистрации активности позволяют вам занять место водителя. Если вы передумаете по поводу выбора макета или цвета, вы всегда можете скорректировать его позже.
3. Стоимость
Рынок журналов ежедневных действий огромен, и потребителям доступно так много планировщиков. Некоторые из них дешевы, но как только вы начнете искать планировщики в твердом переплете или более уникальные, вы будете тратить больше.
Понятно, что нужно платить больше, чтобы побудить себя выработать привычку. Но это не самый эффективный метод.
“Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать, — это пойти в магазин и прикоснуться к планировщику, почувствовать его и по-настоящему рассмотреть”, — объясняет Джеки Рив, автор статьи для проекта Wirecutter New York Times.
Переход на цифровые технологии умнее, потому что большинство цифровых инструментов отслеживания бесплатны. Некоторые предлагают платные версии с большим количеством функций, но даже они конкурируют с планировщиками в переплете.
Тем не менее, не все используют программное обеспечение для регистрации своих ежедневных действий. Итак, что нравится в них людям, занимающимся бумажным планированием?
Физическое ведение журнала
Точно так же, как некоторые люди предпочитают печатные книги электронным книгам, некоторые предпочитают записывать свои ежедневные действия на бумаге. Этот вариант имеет некоторые преимущества, которые стоит учитывать.
1. Запоминание
Исследования показывают, что запись вещей помогает нам запомнить их. Если вы пытаетесь запомнить новую рутину, бумажный планировщик действий может быть вашим лучшим выбором.
Для сравнения, если вы из тех, кто получает много уведомлений на свой телефон, вы можете перестать их замечать. В результате вы можете отключить напоминания из своего приложения для ежедневного журнала действий.
2. Конфиденциальность
Хотя компании-разработчики программного обеспечения тратят много средств на защиту данных, утечки данных все равно происходят. Если вы беспокоитесь о том, что ваше расписание или действия попадут не тому человеку, бумажный планировщик может быть правильным выбором.
Помните, что бумажное ведение журнала возлагает большую ответственность на ваши плечи. Никто не будет читать ваш журнал активности, если вы храните его в сейфе. Но в то же время, как вы собираетесь получить к нему доступ?
3. Наглядность
Чтобы получить доступ к вашему цифровому трекеру активности, вам нужно подумать об этом, открыть приложение на своем телефоне или компьютере и войти в систему. Если вы разместите бумажный журнал в нужном месте, все, что вам нужно сделать, это взглянуть на него.
Вот почему многие бизнес-профессионалы до сих пор хранят на своих рабочих столах бумажный календарь, несмотря на то, что у них есть цифровой. Ничто так не будоражит ум, как визуальное напоминание.
После того, как вы решили, куда поместить данные о своей активности, вам нужно их зарегистрировать и проанализировать. Практикуйтесь, подсчитывая, сколько времени вам потребуется, чтобы ознакомиться с моими шестью советами для этого.
Лучшие приложения для ежедневного отслеживания журнала активности
Поскольку компании хотят отслеживать время сотрудников уже много лет, приложения для ежедневного ведения журнала активности наводнили рынок. Есть несколько вариантов, которые полезны для бизнеса, но также могут быть полезны и для личного времени отдельных людей,
Некоторые из ключевых приложений на рынке, на которые следует обратить внимание, это:
- Переключать отслеживание
- Время спасения
- Щелчок вверх
- Понедельник
- Смарт-лист
- Улей
5 советов о том, как отслеживать свои ежедневные действия
Некоторые действия легче регистрировать, чем другие. Цифровые мероприятия, такие как видеоконференции, могут уже быть в вашем календаре благодаря разосланному вами приглашению. Другие, такие как поход в дикую местность, который вы предприняли по прихоти, могут потребовать некоторого планирования и оценки.
Вот с чего начать:
1. Установите временные рамки с точностью до минуты
При отслеживании своего времени его легко округлить с помощью бумажного метода. Вы начинаете задание в 3:23 вечера и решаете зарегистрировать его в 3:20 или 3:25 вечера. В случае цифровых технологий вы можете забыть сообщить приложению прекратить отслеживание или начать отслеживать что-то.
Хотя это может показаться несущественным, некоторые несоответствия искажают ваш журнал действий и данные.
Неаккуратное ведение журнала становится еще большей проблемой, когда вам нужно проанализировать, как вы проводите свое время. Если каждые пять минут задача “просмотреть и проверить электронную почту” откладывается на две минуты, это создает сценарий, в котором вы думаете, что тратите много времени на проверку электронной почты.
Реальность такова, что вы этого не делаете, и вы начали работать над следующей задачей раньше и не записали ее.
2. Делайте заметки о нарушениях
Жизнь полна сюрпризов, и независимо от того, какой метод вы выберете, вам нужно учитывать это. Ваш сын, дочь или пушистый друг отвлекали вас, когда вы заканчивали это электронное письмо с предложением? Запишите это, чтобы позже на неделе вы не были шокированы тем, что потратили на определенные задачи больше времени, чем ожидали.
Если вы предпочитаете писать на бумаге, старайтесь не записывать ручкой. Редко проходит день, чтобы я не вносил какие-то исправления в свой ежедневник или не добавлял дополнительные заметки. Цифровые трекеры не сталкиваются с этой проблемой, поскольку вы можете редактировать и обновлять их по своему усмотрению.
Когда дело доходит до регистрации вашего времени, “почему” имеет такое же значение, как ”когда“ и «как долго”. Вам нужно знать, почему определенные задачи заняли больше или меньше времени, чем ожидалось, если вы хотите стать лучшим тайм-менеджером.
3. Попросите внести исправления
Независимо от того, насколько вы дотошны, все совершают ошибки. Если вы регистрируете групповое мероприятие — будь то маркетинговая кампания на работе или приготовление ужина дома, — попросите других участников группы отметить время начала и окончания.
Основываясь на том, что они говорят, вы можете отметить, были ли вы на отметке, как долго что-то происходило или не происходило. Чем больше вовлечено людей, тем точнее может быть ваше расписание.
Велика вероятность, что ваш журнал учета рабочего времени будет немного отличаться от журнала ваших партнеров. Важно не то, чье время подходит, а определение типов задач, в которых часто встречаются расхождения. Задачи, которые не регистрируются правильно, нельзя анализировать или выполнять с уверенностью.
4. Создайте резервную копию
Насколько хороша ваша память? Не могли бы вы указать последний месяц в своем журнале действий, если он был утерян или украден? Скорее всего, нет.
Если вы используете бумажный трекер активности, делайте его фотографию каждую неделю. Загружайте фотографии в облачное хранилище, например Google Drive.
Если вы используете цифровой журнал, создайте резервную копию своего журнала действий на локальном устройстве хранения. Вы никогда не знаете, когда компания, стоящая за вашим трекером, обанкротится.
Все это имеет значение, поскольку вы можете вернуться к более старым фрагментам данных и увидеть изменения, которые вы внесли за определенный период времени. Также может быть полезно отметить, что если изменений вообще нет, вы можете указать, почему это так.
5. Покопайтесь в данных
Как только у вас есть данные об активности за месяц или более и вы уверены, что они правильно зарегистрированы, начинается самое интересное. Вы можете лучше использовать свое время, проанализировав, как вы его тратили.
То, как вы разделяете данные, зависит от того, что вы хотите извлечь из этого.
Возможно, все, что вам нужно, — это количество оплачиваемых часов в конце каждого месяца. Это просто — просто сложите все действия, которые вы выполняли от имени своих клиентов за последние четыре недели.
Если вы хотите узнать, сколько времени вы потратили на тренировки, найдите время, которое вы потратили на прогулку или езду на велосипеде, посещение тренажерного зала или растяжку.
Использование журнала действий для улучшения личной жизни требует, чтобы вы думали о своих интересах и идеалах. Оставляет ли ваша утренняя рутина достаточно времени, чтобы позавтракать? Если нет, возможно, вам нужно начать просыпаться раньше.
Ваша оплачиваемая работа заставляет вас работать намного больше 40 часов в неделю? Тогда, возможно, пришло время начать искать новое.
Загружаемый журнал ежедневных действий
Для тех, кто предпочитает работать на бумаге или хочет использовать электронные таблицы, есть несколько загружаемых шаблонов журналов активности. Некоторые примеры журналов активности доступны в Word Templates Онлайн.
Делай больше, делай лучше
Ваш распорядок дня может показаться не таким уж особенным. Но если вы будете регистрировать свои ежедневные действия, вы увидите, что вы много делаете каждый день.
Чтобы лучше управлять своим временем — либо путем исключения ненужных задач, либо более эффективного выполнения существующих — вам нужно отслеживать свое время. Возможности для оптимизации существуют — вам просто нужно начать их определять.