Соотношение стоимости многочасового пребывания оплачиваемых сотрудников на собраниях и эффективной производительности было горячей темой до Covid, однако она не исчезла, несмотря на то, что люди работают из дома.
В правильные процедуры для повышения производительности было вложено так много психологии, что «будущее работы’ породило множество конференций по всему миру и консультантов, предлагающих свои услуги по решению проблем в конференц-зале или за его пределами.
Отрывать людей от их списков задач и собираться в конференц-зале для обсуждения путей продвижения вперед в отрасли на самом деле звучит инициативно, но если эти собрания проводятся неумело, без четкой формы действий, которые необходимо предпринять, это становится очень дорогостоящим способом заставить людей опаздывать со своими списками задач.
Зачем мы вообще проводим собрания?
Многие сказали бы, чтобы получить обратную связь о том, как продвигается конкретная кампания. Другие сказали бы, чтобы обсудить решения проблем – некоторые сказали бы, чтобы в первую очередь озвучить проблемы.
Собрание — это обсуждение, направленное на то, чтобы выяснить, как продвигаться вперед по конкретному вопросу.
Выполнение работы выходит за рамки собраний. Важно не только помнить об этом, но и применять это в команде. Ваши сотрудники должны отсутствовать на собраниях достаточно долго, чтобы успеть выполнить свой список задач. Бесконечные совещания zoom в настоящее время оказывают пагубное влияние на сотрудников, работающих из дома, у которых недостаточно часов в день в автономном режиме, чтобы фактически выполнять свою повседневную работу.
Все и вся объединяется в категорию ‘собрания’, но правильно ли это?
Так легко сказать: «Давайте обсудим это на совещании», однако даже слово ’совещание’ может вызвать в воображении довольно скучные и унылые мысли. Если вы лидер, стремящийся вдохновлять, найдите время, чтобы изучить различные функции, которые может выполнять группа ваших сотрудников. Это может быть довольно эффективным средством – между каждым ‘сборищем’ есть четкие различия, которые противоположны скучным и однообразным. Начните переименовывать все различные опции, и, возможно, вам действительно захочется запускать их самостоятельно.
Дни разработки стратегии для персонала — это не совещания, как и сеансы обмена идеями при работе над конкретным проектом.
Митапы – что это для вас? Викторина и чашечка кофе в пятницу или быстрый десятиминутный обмен идеями?
Можно регулярно организовывать ежедневные или еженедельные собрания, чтобы взбодрить команду. Работая фрилансером во многих агентствах и компаниях, я был свидетелем того, как многие команды делают это в начале рабочего дня, чтобы сделать это хорошо, требуется, чтобы руководитель команды подготовил краткий обзор того, над какими проектами работают, уведомления о любых событиях / вехах для персонала и пожелал всем всего наилучшего.
Это может быть отличным подспорьем для корпоративной культуры, особенно если вы замечаете, что ваша компания становится все более и более сегментированной по различным кадровым жанрам. Если ваша компания растет быстрыми темпами, это побуждает людей осознать, что в бизнесе есть еще много сторон, которые необходимо обдумать и представить в полной мере. Они могут уделять больше внимания тому, как их роль влияет на других. Генеральному директору также полезно присутствовать на них, где это возможно.
Поскольку системы управления задачами и масштабирования заменяют физические собрания, правила, относящиеся к прогрессивным собраниям, остаются в силе. Если цель состоит не в том, чтобы тратить драгоценное время на продуктивную работу, собирая сотрудников в одном месте, что может нарушить их и без того обширный список дел, воспользуйтесь этим методом для организации следующего корпоративного собрания:
Каждый в компании должен четко представлять правила и порядок запроса и проведения собрания.
Собрание следует планировать с уведомлением не менее чем за 48 часов
Созданное электронное письмо / задание следует разослать участникам с просьбой подтвердить. Внутри памятки должно быть указано главное яблоко раздора и потребности каждого участвующего члена команды
Организатор должен тщательно продумать, кого приглашать. Присутствовать должны только жизненно важные участники. Обратную связь можно передавать по цепочке или, при необходимости, выше. Чтобы обратная связь была эффективной, необходимо вести протокол. Если сотрудники не успевают набирать текст, используйте систему записи голоса и транскрибирования, такую как otter.ly для ускорения процесса
Для собрания необходимо назначить время. Джейсон Шах, основал do.com исходя из того, что продолжительность совещаний должна составлять всего десять минут. Решения для ускорения переговоров. Хорошо, возможно, иногда этого будет недостаточно. Вместо этого убедитесь, что каждый присутствующий сотрудник знает, что у него есть определенное количество времени для обсуждения и обмена своими решениями. Это заставит их заранее отточить свои концепции и действительно поможет им рассмотреть варианты, которые можно проработать в установленные сроки.
Если все остальное не помогает, когда вы возвращаетесь в офис …
Расставьте столы в конференц-зале — психология, стоящая за этим, проста: люди любят сидеть. Поэтому поставьте их в ситуацию, при которой они смогут вернуться в свое любимое офисное кресло только после того, как разрешат любую возникшую ситуацию, и совещание, естественно, пройдет быстрее.