Двадцать четыре часа. У вас есть те же часы в сутках, что и всегда. Но когда жизнь становится более хаотичной и напряженной, чем когда-либо, это может не всегда ощущаться так. Время, а вместе с ним и способность быть продуктивным и эффективным на своей работе, сейчас ценится как никогда.
Поскольку вы не можете добавить больше часов в свой рабочий день, это означает, что важно найти способы максимально использовать свои ограниченные возможности.
Хотели бы вы, чтобы у вас было больше 24 часов? Вот 10 действенных советов, как управлять временем и получать результаты на работе.
1. Определите свою миссию
Первый совет по управлению временем — сначала определите свою миссию. Прежде чем научиться эффективно управлять своим временем, вам нужно поставить цели. И прежде чем вы сможете ставить цели, которые имеют смысл, вам нужно общее представление о своей миссии — сформулировать “почему”, которое мотивирует ваше “что”.
Начните с определения личной миссии, в которой изложено не только то, что вы хотите делать, но и почему вы хотите это делать. Допустим, вы хотите начать продавать тако. Это отличная (и восхитительная) цель. Но в чем ваша миссия? Чтобы сделать людей счастливыми? Чтобы объединить их? Чтобы прославить свое наследие?
Определение вашей миссии поможет вам создать более разумные цели, что, в свою очередь, поможет вам быть более продуктивным. Если это не служит вашей миссии, это не стоит вашего времени.
2. Практикуйтесь говорить “Нет”
Когда я только начинал свою карьеру, я никогда не хотел упускать возможность — пообщаться, взяться за проект, узнать что-то новое. Этот образ мышления “страх упустить что-то” может быть полезен, когда вы осваиваетесь в новой отрасли, но он не поможет вам, когда дело доходит до управления временем.
Чем больше вы берете на себя — даже во имя роста и развития, — тем меньше времени у вас останется на то, что действительно важно. Еще один способ сказать это: когда вы говорите “да” чему-то одному, вы всегда говорите “нет” чему-то другому.
Если ваша цель — лучше распоряжаться своим временем, начните рассматривать его как ограниченный ресурс и тратьте его с умом, а не на людей или проекты, которые не соответствуют вашей общей миссии и целям. Поначалу трудно сказать “нет”, но если вы будете фильтровать свои решения в соответствии со своей общей миссией, вы также защитите свое время.
3. Определите, как вы в настоящее время используете свое время
Насколько продуктивным вы себя чувствуете? Каково качество работы, которую вы производите? Это неопределенные вопросы, пока вы не дадите им количественную оценку с помощью реальных данных. Чтобы определить, что нужно изменить в вашем распорядке дня (и, в конечном счете, как стать более эффективным), вам сначала нужно четко представить, куда уходит ваше время сейчас.
Начните с планирования недельного периода, чтобы “ревизовать” свое время с точностью до часа, используя записную книжку или электронную таблицу.[1]
Например, вы можете обнаружить, что проводите в социальных сетях гораздо больше времени, чем думали, или что тратите слишком много минут в день, обдумывая, что написать в электронном письме. Как только вы оцените, насколько хорошо идут дела в сравнении с тем, как вы в настоящее время используете свое время, вы сможете внести необходимые коррективы.
4. Нормируйте свою энергию
Еще один важный совет по управлению своим временем — это рационально расходовать энергию. В культуре хастл-бизнеса распространен миф о том, что самые эффективные работники встают ни свет ни заря, а к восходу солнца уже погружены в работу. Но на каждого руководителя стартапа, который встает в 4 утра на работу, есть тот, кто все еще крепко спит (и кому действительно нужен режим сна, чтобы хорошо выполнять свою работу).
Ключ к тайм-менеджменту — не жертвовать своим сном во имя производительности. Это определить время суток (или вечер!) где у вас больше всего мотивации, чтобы довести дело до конца, а затем соответствующим образом спланировать свою работу. Поэтому, конечно, продумывайте, когда вы наиболее энергичны, но имейте в виду, что для достижения результатов требуется не только энергия. Когда вы наиболее креативны и вдохновлены? Когда вы наиболее сосредоточены?
Например, если вы наиболее бдительны поздним утром, сразу после завтрака и кофе, запланируйте свою самую важную и ответственную работу на это окно. С другой стороны, когда вы чувствуете себя наиболее истощенным? Сохраните бессмысленные задачи администратора на этот период. Вы не только лучше используете свое время, но и будете работать лучше.
5. Планируйте заранее
Не удалось спланировать, и план потерпит неудачу. Именно по этому принципу я планирую свою рабочую неделю каждое воскресенье днем. Я беру свой любимый блокнот и ручку, сажусь за обеденный стол или в домашнем офисе и записываю все, что мне нужно закончить за неделю. Затем я разбиваю каждую цель на конкретные задачи, ориентированные на время.
Планирование на макроуровне позволяет мне держать свои цели на переднем плане, чтобы я мог продолжать выполнять задачу с большей целью. Планирование конкретных задач на микроуровне также важно, потому что оно не позволяет вам тратить время на проекты и задачи, которые служат вашей цели.
Например, перед тем, как отправиться на встречу, составьте список тем для обсуждения и целей, которых вы хотите достичь. Руководство поможет вам сосредоточиться на общей картине и сэкономит минуты или часы, необходимые для выполнения работы.
6. Сведите к минимуму отвлекающие факторы
Отвлекающие факторы мешают продуктивности и управлению временем. Но ответ заключается не только в том, чтобы установить свой ноутбук в тихом месте. Речь идет об устранении отвлекающих факторов ума — “работы”, которая занимает умственное пространство, но на самом деле не способствует вашей общей производительности. Джеймс Клир, автор книги “Атомарные привычки: простой и проверенный способ выработать хорошие привычки и избавиться от плохих”, называет этих любителей внимания «половинной работой».
Допустим, вы работаете над презентацией, но каждые несколько минут останавливаетесь, чтобы проверить входящие. Чтение и ответы на электронные письма — часть вашей работы, поэтому это похоже на работу.
Но, по словам Клира, это также приводит к серьезной трате вашего времени:[2]
“Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинчатой работы, результат всегда один и тот же: вы никогда полностью не погружаетесь в текущую задачу, вы редко выполняете задачу в течение длительных периодов времени, и вам требуется в два раза больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше”.
В следующий раз, когда ваше время будет дорого стоить, сосредоточьтесь на концентрации. Устраните мелкие отвлекающие факторы, которые подчеркивают ваше состояние потока, и полностью сосредоточьтесь на том, что действительно требует вашего внимания.
7. Избегайте многозадачности
Независимо от того, отвечаете ли вы на электронное письмо во время разговора или переключаетесь между проектами, вам может показаться, что вы максимально используете свое время, когда жонглируете несколькими задачами одновременно. Но если вы чем-то похожи на меня, то чем больше мысленных “вкладок” у вас открыто, тем меньше вы на самом деле способны сосредоточиться на каждой из них.
Почему многозадачность — враг тайм-менеджмента? По мнению экспертов, переключение между несколькими задачами одновременно расходует энергию на переключение передач, а не на выполнение текущих задач. Хуже того, когда вы перегружены обязанностями, вы не сосредоточены, а это значит, что вы никогда не войдете в состояние “потока”, которое необходимо для производительности.
Перемещение между несколькими задачами на самом деле снижает производительность, потому что ваше внимание тратится на переключение передач — плюс, вы никогда не попадаете полностью “в зону” для любого вида деятельности.[3]
8. Подумайте о “будущем вас”
Наши сегодняшние решения влияют на то, как сложится завтрашний день, и это включает в себя управление временем. То, как вы тратите свои минуты и часы, оказывает долгосрочное влияние, потому что это также отнимает у вас время, доступное в будущем, — на выполнение других дел и, что не менее важно, на перерывы и отдых.
Итак, если вам трудно управлять своим временем, переключите свое внимание на себя в будущем.[4] Размышления о том, как то, что вы делаете прямо сейчас, поможет или помешает вам в будущем, помогут вам сосредоточиться и расширить понимание того, как ваши решения повлияют на вас в будущем. Будущее вы, вероятно, хотели бы, чтобы в настоящем вы узнали о советах по управлению временем.
9. Не путайте срочность и важность
Есть много важных вещей, которые нужно делать каждый день. Но это не обязательно означает, что эти вещи срочны или требуют времени. Объединение этих двух советов — быстрый способ потратить ваше время и пропустить сроки.
Вот пример: срочные пункты в вашем списке дел требуют немедленного внимания и действий, в то время как просто важные задачи имеют более серьезные последствия, но могут и не требовать немедленного завершения.
Чтобы наилучшим образом использовать свое время, всегда сосредотачивайтесь на срочных и важных задачах. Как только они будут вычеркнуты из списка, переключите свое внимание на срочные задачи, а затем на важные, но не срочные.
9. Делайте перерывы
Может показаться контрпродуктивным прекращать работу, когда конечная цель — добиться результата. Но для оптимальной производительности вашему мозгу нужны периодические паузы.
В то время как некоторые исследования предлагают формулу для ритма работы / перерыва — например, работа в течение 52 минут, затем перерыв на 17 — нет черно-белого правила для эффективного перерыва.[5]
Поскольку умственные способности у всех разные, оптимальное время для перерыва тоже будет разным. Идея в том, что мы все теряем умственную энергию после периода использования наших мозгов на более высокой мощности. Перерывы помогают установить кнопку “Сброс”.
В идеале планируйте свои перерывы заранее и используйте их, чтобы заняться чем-то, совершенно не связанным с работой. Отправляйтесь на прогулку. Бегайте вверх и вниз по лестнице. Позвоните другу или любимому человеку.
Вы вернетесь не только со свежим взглядом на поставленную задачу, но и с ощущением, что у вас в сутках больше времени, чем в начале.
Заключительные мысли
Управление временем — важнейший жизненный навык, но не у всех это хорошо получается. Управлять своим временем сложно, но вы не одиноки. Итак, начните с этих 10 действенных советов по управлению временем, которые помогут вам получить желаемые результаты.