Система управления автопарком

Использование специально разработанных систем управления автопарком является эффективным способом отслеживания активов и запасов для логистических организаций. Правильно спроектированное программное решение может обрабатывать огромное количество данных, а превосходная масштабируемость обеспечивает широкие возможности настройки в соответствии с конкретными потребностями вашей компании. В постоянно меняющихся условиях как грузоотправителям, так и перевозчикам необходимо иметь доступ к более широкой информации, чем время прибытия грузовика и характеристики транспортного средства. Для эффективного ведения такого бизнеса сотрудники компании должны иметь легкий доступ к таким данным, как расписание технического обслуживания, отслеживание транспортных средств в режиме реального времени, поведение водителей, расход топлива, эксплуатационные расходы и так далее.

Поскольку ручная обработка всех этих данных едва ли возможна, тысячи компаний предпринимают шаги по внедрению программных решений, основанных на передовых технологиях. Системы управления автопарком для компаний, которые управляют десятками транспортных средств, могут включать в себя множество различных функций. Тем не менее, есть некоторые из них, без которых трудно представить успешное управление автопарком. В этой статье мы рассмотрим некоторые из наиболее важных функций для достижения наилучших результатов с точки зрения эффективности бизнеса.

Почему системы управления автопарком так важны

По мере развития вашего бизнеса появляется все больше и больше новых факторов для отслеживания. С каждым новым автомобилем возникает необходимость управлять графиком технического обслуживания, наличием запасных частей, контролем расхода топлива и так далее. В какой-то момент разбивка бюджета становится слишком сложной, чтобы справляться с ней по-старому. Вы даже можете обнаружить, что поддержка всех ваших таблиц Excel в удобочитаемом формате стала одной из рутинных задач, которые занимают слишком много времени. Даже если вы приложите достаточно усилий для записи каждой транзакции, дальнейший анализ таких данных может стать довольно сложной задачей.

Давайте рассмотрим самую обычную разбивку бюджета автопарка большого города:

• Устаревание (53%).это статья расходов, которая съедает львиную долю ваших средств по естественным причинам. Даже если вы тщательно ухаживаете за своими автомобилями, вы все равно не сможете избежать снижения стоимости автомобиля в течение срока его службы;
• Расходы на топливо (15%).Стоимость “сока жизни” для вашего автопарка может быть одной из самых сложных для прогнозирования из-за значительного количества факторов, влияющих на нее. Кроме того, такие факторы, как длительный холостой ход двигателя во время доставки, могут значительно увеличить расход топлива, что приведет к дополнительным потерям;
• Стоимость денег/проценты (9%).Проценты, требуемые для финансирования транспортных средств автопарка, могут быть существенными и меняться в зависимости от тенденций рынка;
• Техническое обслуживание (9%).Чтобы убедиться, что все ваши транспортные средства находятся в отличном состоянии, вы должны постоянно следить за их состоянием и регулярно проверять и ремонтировать. Рабочая сила и запасные части также могут быть рассмотрены;
• Налоги и лицензирование (6%).Каждый приобретенный автомобиль приведет к налогам, которые вам нужно будет заплатить. Другие применимые налоги и лицензионные сборы часто являются повторяющимися сборами за транспортные средства, находящиеся в эксплуатации;
• Страхование /ремонт при столкновении (5%).Расходы на страхование можно оценивать ежегодно. Стоимость столкновений и аварий трудно предсказать, и их отслеживание требует отдельных усилий;
• Администрирование (3%).Административные расходы обычно включают расходы на закупку и утилизацию. Кроме того, следует учитывать все операционные и косвенные расходы.

Разбивка затрат по категориям может быть сложной задачей сама по себе. Анализ каждого фактора, влияющего на определенную категорию расходов, создает дополнительные трудности. Наилучший подход, позволяющий снизить общие затраты на ваш автопарк, — это постоянный анализ затрат на владение и эксплуатацию. Представление каждого платежа по устареванию, инфляции, расходу топлива, простоям и другим факторам в удобном для чтения виде является ключом к пониманию того, как работает ваш бизнес.

Системы управления автопарком помогут вам максимально использовать свой бюджет и повысить эффективность работы вашего автопарка. Такое программное обеспечение может генерировать отчеты и визуальные представления, которые помогут вам принимать оптимальные решения для вашего бизнеса и делать прогнозы рынка на основе данных. Вы сможете точно определить, сколько стоит обслуживание конкретного автомобиля или сколько вы тратите топлива в месяц или неделю. Чтобы увидеть, как программное решение может помочь вам в решении этой задачи, давайте рассмотрим некоторые важные функции систем управления автопарком.