В своем первом бюджете, представленном менее чем за две недели до начала карантина, канцлер Риши Сунак указал, что многие организации вскоре смогут вернуть установленные законом выплаты по болезни (SSP), выплачиваемые за отсутствие сотрудников по болезни, вызванное коронавирусом.
Эта мера позволит МСП с численностью персонала менее 250 человек обращаться в HMRC за возмещением расходов на выплату SSP, связанных с коронавирусом. Это часть пакета мер поддержки предприятий, пострадавших от вспышки COVID-19, объявленного правительством за последние несколько месяцев. Чтобы упростить процесс, правительство также недавно запустило новый онлайн-сервис для работодателей малого и среднего бизнеса по возврату выплат SSP, которые они произвели сотрудникам.
Это, конечно, не облегчит бремя для каждого бизнеса. Крупным работодателям с численностью сотрудников более 250 человек по-прежнему необходимо оформлять SSP для сотрудников, не заболевших коронавирусом, экранируя или самоизолируя их. Это влечет за собой регистрацию нового типа отсутствия в соответствующем разделе системы расчета заработной платы.
Однако даже небольшие предприятия не обязательно будут иметь право на скидку SSP.
Энн Стэплтон, менеджер отдела расчета заработной платы Symatrix, работающая на аутсорсинге, объясняет, что работодатели имеют право работать только в том случае, если они соответствуют всем следующим критериям:
они претендуют на сотрудника, который имеет право на получение пособия по болезни из-за коронавируса
до 28 февраля 2020 года у них действовала схема расчета заработной платы PAYE
на 28 февраля 2020 года во всех схемах PAYE у них было менее 250 сотрудников
они имеют право на получение государственной помощи в соответствии с Временными рамками Комиссии ЕС
Работодатели должны знать, что выплата будет осуществляться в течение двух недель по действующей ставке SSP и выплачивается, если нынешний или бывший сотрудник не смог работать 13 марта 2020 года или после этой даты и имеет право на получение SSP, поскольку они либо:
был или нет коронавирус
не могли или не могут работать, потому что они были / остаются самоизолированными дома
осуществлялась ли защита в соответствии с рекомендациями общественного здравоохранения
На веб-сайте HMRC будет предоставлена подробная информация о записях, которые работодатели должны вести, и они должны вести записи о SSP, которые они выплатили и хотят потребовать обратно от HMRC. Они должны вести следующие записи в течение трех лет после даты получения платежа по своему требованию:
даты, в которые сотрудник отпускался по болезни
какие из этих дат были квалификационными днями
причина, по которой они сказали, что не работают – если у них были симптомы, у кого-то, с кем они жили, были симптомы или они защищали
номер национального страхования сотрудника
Работодатели могут выбирать, каким образом они будут вести учет отсутствия своих сотрудников по болезни. HMRC может потребоваться просмотреть эти записи, если возникнет спор по поводу выплаты SSP.
Даже те предприятия, которые имеют право на скидки SSP и которые получают хорошие советы о том, как управлять процессом, не обязательно будут иметь системы расчета заработной платы, предназначенные для поддержки этих операций. Кроме того, неясно, как они могут подготовить свои системы для облегчения таких возмещений работодателю. В конце концов, эти изменения в SSP являются частью целого ряда проблем, с которыми сегодня сталкиваются отделы расчета заработной платы и отдела кадров, и справиться с которыми может быть настоящим кошмаром, если у них нет нужных процессов и технологий.
Поиск решения
Организациям выгодно, если они уже перешли в облако, поскольку это, вероятно, предоставит им надежную инфраструктуру безопасности и управления, а также возможность удаленной гибкой работы, но им все равно необходимо правильно настроить облачный подход. Многие организации используют облачные системы расчета заработной платы, но если они будут подключены к другой системе управления персоналом, временем, трудом и подбором персонала (HCM), данные будут поступать из этой системы, и это может вызвать проблемы с эффективностью. Напротив, единая облачная система HCM и расчета заработной платы устраняет необходимость передачи данных из других систем в систему расчета заработной платы и ручного вмешательства.
Переходя на такую систему, предприятия могут снизить риски и административную нагрузку, а также повысить безопасность. Они также могут повысить оперативность расчета заработной платы. Используя объединенные возможности расчета заработной платы и HCM, работающие как единое целое, предприятия могут получить более оперативный доступ к данным HCM и заработной плате, имеющимся в их распоряжении, и быстрее вносить корректировки.
Управляемые сервисы также могут играть ключевую роль. Преимущество аутсорсинга HCM и расчета заработной платы опытному партнеру заключается в том, что вместо того, чтобы сосредотачиваться только на предоставлении услуг по расчету заработной платы, специалисты по персоналу могут вместо этого сконцентрироваться на том, чтобы вносить позитивный вклад как в управление персоналом, так и в стратегию организации. Если у третьей стороны есть возможность предоставить HCM и аутсорсинг расчета заработной платы как единое решение на единой платформе, то у нее есть возможность добиться снижения рисков, значительного повышения эффективности и автоматизации в организации.
Ключевым моментом, однако, является то, что единый HCM и система расчета заработной платы, предоставляемые в облаке, являются фактором повышения безопасности, снижения рисков и повышения гибкости. Интересно отметить, что текущий период карантина также был одним из самых напряженных с точки зрения финансовых процессов и деятельности. Помимо всего прочего, им также придется столкнуться с рядом административных проблем, одним из которых, хотя и убедительным, являются изменения в правилах SSP. Это было непросто для каждой команды по расчету заработной платы, но для предприятий, работающих в облаке, с единым HCM и системой расчета заработной платы, этот процесс, вероятно, был немного менее тревожным. “