Как спланировать удивительную праздничную вечеринку для сотрудников от начала до конца

Конечно, как и любое другое событие или проект, вам нужно создать план проекта, который определяет детали события для праздничной вечеринки сотрудника. Тема, место проведения, время, дата, количество гостей, выбор блюд и напитков, декор и повестка дня событий должны быть рассмотрены, прежде чем начать выполнять ваше мероприятие.

Каждая хорошая партия нуждается в этих основных элементов, чтобы быть успешным, но не все должно быть установлено в камне, прежде чем начать выполнять на получение ваших потребностей (как обеспечение места, бронирование поставщика провизии, или планирование повестки дня).

Хотя есть много способов приблизиться к этим решениям, и решения для идей более высокого уровня, таких как тема и сроки, часто падают на руководителей компании вместо производителя событий, лучше всего работать с командой, чтобы решить, какие детали подходят для вашей конкретной компании.

Лучшее время для проведения праздника работника, вероятно, в обеденное время. Исторические данные праздничных вечеринок от Winston Battalia показывают растущую тенденцию к этому решению, отражая, что более двух пятых корпоративных мероприятий происходят в обеденное время.

К сожалению, не у всех может быть возможность принять участие в мероприятии, потому что кто-то должен остаться и ответить на звонки и запросы клиентов. Но обеденное время позволяет организации контролировать расходы и сокращает обязательства по личному времени и обязательствам сотрудников.

Если организация не устраивает обеденную программу, то они будут устраивать вечернее мероприятие, которое позволяет большему количеству сотрудников присутствовать, но может часто приезжать с более высокими затратами, в зависимости от того, какой вечер недели проводится мероприятие.

Итак, как вы получаете самый большой удар за доллар ? Хотя некоторые могут подумать, что пятница-лучший день для проведения мероприятия, потому что большинство сотрудников будут на выходные, пятница—самый популярный день недели в ресторанах и других местах-самое дорогое время. Немногие организации захотят рассмотреть Воскресный вечер, поэтому, похоже, следующий лучший вариант может быть в понедельник вечером.

Вместо того, чтобы по умолчанию на ежегодное Рождество или День Благодарения партии, почему бы не рассмотреть возможность проведения мероприятия, которое специально для оценки сотрудников, когда никакой другой праздник не приходит на календаре компании?

В начале октября и в конце января отличное время, чтобы провести ежегодную вечеринку, поскольку вы можете найти повышенную доступность вариантов вне площадки, сэкономить деньги на расходах на питание и, возможно, получить лучшие предложения по партийным пакетам во время этого мероприятия межсезонье.

Одним из недостатков создания ежегодной вечеринки благодарности вместо празднования общих ежегодных праздников является то, что сотрудники могут не помнить об этом как о традиции, а также о рождественских или новогодних вечеринках. Вы хотите, чтобы убедиться, чтобы построить шумиху вокруг события, если это не традиционный праздник партии.

Решение правильного размера команды и выбор лучших членов команды необходимы для того, чтобы сделать ваше мероприятие успешным с как можно меньшим количеством хлопот. В конечном счете, однако, не размер комитета, а качество тех, кто работает над ним, определяет Калибр команды планирования мероприятий.

Меньшая группа людей, вероятно, сделает планирование более целесообразным и экономически эффективным, но многие организации привлекают большой комитет лиц, чтобы на этапах планирования и исполнения было представлено больше голосов сотрудников. Тем не менее, время, потраченное на планирование такого рода мероприятий может отнять у повседневной производительности тех, кто участвует, так что вы можете рассмотреть вопрос о создании небольшой команды лиц, которые уполномочены принимать решения для большей группы.

Выберите этих людей за их способность положительно влиять на других сотрудников и использовать назначение в качестве вознаграждения или стимула для тех, кого выбрали. Планировщик событий организации должен работать с уполномоченным лидером в области человеческих ресурсов или маркетинга—кто—то уполномоченный утвердить план-чтобы помочь управлять этими решениями и выбирать лучших членов команды.

Когда дело доходит до выбора, что кормить своих сотрудников во время вашей оценки партии, ряд трюков может сэкономить деньги, обеспечивая при этом отличную еду.

Блюда с покрытием часто более экономичны, чем шведский стол, и они могут быть представлены гораздо более элегантно, чем каждый стоять в очереди и обслуживать себя.

Конечно, ваше меню должно усилить тему вашего мероприятия, и вы должны попытаться выбрать элементы, которые включают ваши цвета или бренд мероприятия, но это не значит, что вы должны арендовать дорогое праздничное постельное белье и другие материалы.

Выбор скромных предметов или свежих фруктов для центральных предметов, ограничение потребления алкоголя и размещение на месте, которое имеет стандартные праздничные украшения и варианты ценообразования на продукты питания, также являются отличными способами сократить расходы, предоставляя вашим сотрудникам хороший опыт.

В течение многих лет организации ограничивали объем алкоголя на праздничном мероприятии по целому ряду причин, в том числе стратегически контролируя бюджет и уделяя больше внимания посланию мероприятия.

Тем не менее, большинство сотрудников не хотят присутствовать на корпоративном мероприятии, в котором нет какой-либо формы алкогольных напитков. По этой причине, вы хотите сузить выбор выпивки или даже создать дешевые фирменные коктейли, чтобы снизить затраты и снизить уровень интоксикации.

Вы могли бы также рассмотреть вопрос об ограничении выбора только вином, закрытии бара рано и предложении напитков только во время еды, чтобы помочь сократить расходы и ограничить количество, которое сотрудники пьют, представляя компанию на вашем мероприятии.

Лучший совет для всех, кто посещает праздничную вечеринку, — это убедиться, что вы помните этикет для прибытия и заставляете других чувствовать себя комфортно и наслаждаться вечером, а также излагать основные правила в общекорпоративной записке или электронной почте до начала мероприятия-вполне приемлемый способ убедиться, что ваши сотрудники гости имеют лучший опыт, который они могут.

Ошибки этикета, которых следует избегать на праздничной вечеринке, включают в себя отказ от чрезмерного употребления алкоголя, еды, разговоров или жалоб, прибытие слишком рано или слишком поздно, ношение неправильного наряда и привлечение чрезмерных гостей—все это может не только повлиять на опыт других на мероприятии, но и расходы компании.

Хотя ежегодная праздничная вечеринка компании предназначена для объединения команды и снижения запретов, обычно встречающихся на рабочем месте, напомните своим гостям, что они по-прежнему представляют компанию, даже когда посещают это мероприятие после работы, и поэтому должны вести себя так, как подходит для рабочего места.

В целом, многие организации предусматривают обмен подарками между сотрудниками на праздничных вечеринках. Однако, если организация больше, возможно, это лучше оставить на ведомственном уровне, а не на мероприятии для всех сотрудников, поскольку организация в таком масштабе может оказаться сложной, особенно если вы не знакомы с определенными отделами и их сотрудниками.

Однако, если есть обмен подарками, возможно, будет лучше, если хозяин или организатор запросит финансовую капитализацию подарка-возможно, $10-чтобы избежать проблем, связанных с ценой подарка.

Кроме того, создание «белого слона» или аналогичного типа всеохватывающего обмена подарками, где каждый в компании приглашен участвовать на индивидуальном уровне, может помочь предотвратить организационные кошмары или случаи, когда один гость не получает подарок, потому что другой забыл его принести.

Еда, одежда и игрушечные диски являются частью культуры во многих организациях, в то время как некоторые поощряют денежные пожертвования, но это не обязательно означает, что ваша общекорпоративная сторона оценки сотрудников является подходящим местом для сбора средств.

Хотя очень полезно связать конкретную причину праздничной вечеринки, для организации может быть полезно поощрять только неденежные подарки и пожертвования в натуральной форме, которые могут принести пользу поддерживаемой благотворительности. Таким образом, каждый может предложить подарок по стоимости, которая соответствует его личному бюджету.

Некоторые люди могут подумать, что привлечение спонсоров поставщиков-отличный способ компенсировать затраты на их ежегодную праздничную вечеринку; однако планировщики событий и их клиенты могут сосредоточиться на цели своей праздничной вечеринки, оценивая сотрудников, а не на аутсорсинге затрат для спонсируемых поставщиков.

Сотрудники часто считают, что расходы на проведение этих специальных мероприятий должны покрываться из операционного бюджета работодателя. Если организация не может позволить себе провести мероприятие по оценке для своих сотрудников или если это не является частью бизнес-плана по какой-либо причине, то работодатель не должен искать внешний доход для покрытия расходов за счет спонсорства.